Ich führe die Administration von Handwerksbetrieben, von der Offerte bis zum Lohn. Wo sie liegen geblieben ist, baue ich sie neu auf.
Raum Zürich. Bau- und Ausbaugewerbe, Gebäudetechnik, samt den Nachweisen, die Ihre Auftraggeber verlangen.
Was auf dem Spiel steht
Sie haben sich selbstständig gemacht, weil Sie Ihr Fach beherrschen. Was Sie nicht bestellt haben: Gesamtarbeitsverträge, Quellensteuertarife, Meldungen an Sozialversicherungen, Baustellenanmeldungen, Mahnwesen.
Diese Arbeit landet abends am Küchentisch. Oder bei jemandem in der Familie, der es so gut macht, wie er kann. Oder sie bleibt liegen.
Und das bleibt nicht ohne Folgen:
Fehlende Administration ist deshalb kein Ordnungsproblem, sondern ein Auftragsproblem.
Das gilt nicht nur auf der Baustelle. Wo Abläufe fehlen, wo nichts dokumentiert und nichts ausgewertet wird, verliert jeder Betrieb Geld. Er merkt es nur später.
Sie müssen das nicht können. Sie müssen nur jemanden haben, der es kann.
Leistungen
Sie vergeben einen davon oder alle vier. Die meisten fangen bei der Personaladministration an, weil dort der Druck am grössten ist.
Vom Eintritt bis zum Austritt.
Damit Sie wissen, wo Sie stehen.
Alles, was zwischendurch anfällt.
Vom ersten bis zum letzten Tag des Betriebs.
Viele Betriebe arbeiten noch mit Ordnern und Belegen in Schuhschachteln. Wo es sinnvoll ist, stelle ich um und richte ein, was danach läuft.
Aus der Praxis
Drei Mandate, wie sie tatsächlich gelaufen sind. Ohne Firmennamen, weil das Vertrauenssache ist.
Arbeitsweise
Ist-Zustand aufnehmen, Soll-Zustand beschreiben, umsetzen, kontrollieren, das Wissen übergeben.
Das Verfahren bleibt dasselbe, ob es um eine Wäscherei, ein Pflegeheim oder einen Gipserbetrieb geht. Was sich ändert, sind die Vorschriften, und die arbeite ich mir vor dem ersten Handgriff an.
Am Ende steht nicht meine Unentbehrlichkeit, sondern eine Administration, die der Betrieb selber weiterführen kann. In einem Gipserbetrieb bucht der Inhaber heute selber. In einem Altersheim führte eine Mitarbeiterin weiter, die ich dafür ausgebildet habe.
Eine Auswahl. Sechs verschiedene Umgebungen, achtzehn Jahre, dasselbe Vorgehen.
Einordnung
Die häufigste Frage im Erstgespräch lautet: wozu jemanden wie mich, wenn es doch ein Treuhandbüro gibt? Die Antwort steht links.
Mehrwertsteuerabrechnung, Jahresabschluss und Steuererklärung bleiben bei ihm. Ich sorge dafür, dass er vollständige und korrekte Unterlagen bekommt. Das verkürzt seine Stunden, und die sind teurer als meine.
Umgekehrt gibt es Unterlagen, die er nicht liefern kann. Die Deklaration über die Lohn- und Arbeitsbedingungen zum Beispiel: dafür muss man wissen, welcher Gesamtarbeitsvertrag gilt und mit welchen Angaben das Formular auszufüllen ist. Ihr Auftraggeber verlangt sie nicht aus Schikane, sondern weil er bei einer Kontrolle belegen muss, dass seine Subunternehmer die Regeln einhalten.
Ich arbeite bei Ihnen vor Ort, wenn es die Sache verlangt. Manches lässt sich nicht per E-Mail klären, und manche Unterlagen liegen nun einmal in einem Ordner in Ihrem Büro.
Ich weiss, welcher Gesamtarbeitsvertrag für Sie gilt, was das Entsendegesetz verlangt und welche Meldung wohin gehört. Dieses Wissen ist kein Allgemeinwissen, auch nicht bei guter Instruktion.
Gut. Nur kann ein Treuhänder die Lohnbuchhaltung bloss so sauber führen, wie die Informationen sind, die er bekommt. Eine Heirat ändert den Quellensteuertarif. Eine Geburt löst Ansprüche auf Mutterschafts- oder Vaterschaftsentschädigung aus. Wird das nicht gemeldet, stimmen die Abrechnungen nicht, und es fällt niemandem auf, bis eine Kontrolle kommt. Die Lücke liegt selten beim Treuhänder, sondern bei der Zulieferung. Und wer soll wissen, welche Angaben er überhaupt weitergeben muss?
Meistens ja, genutzt wird aber ein Bruchteil davon. Ein Betrieb offeriert mit Kostendach, weil er es so kennt. Die Mitarbeitenden wissen nicht, was im Auftrag enthalten ist, also halten sie Zusatzarbeiten nicht fest, und der Inhaber erfährt nie, was zusätzlich geleistet wurde. Diese Stunden verschwinden. Ich richte das Werkzeug so ein, wie es gedacht ist, und zeige, wie es im Alltag bedient wird.
Auch ein Betrieb, der sauber aufgesetzt wurde, verliert mit den Jahren den Anschluss. Die Auftraggeber sind andere, die Kundschaft ist eine andere, die Anforderungen sind gestiegen. An den internen Abläufen wurde seit der Übergabe nichts angepasst. Dann lohnt sich eine Standortbestimmung, bevor es das erste Mal teuer wird.
Ablauf
Wir klären, was Sie erwarten und wo es tatsächlich klemmt. Kostenlos und unverbindlich.
Ich schaue mir an, wie es wirklich steht: welcher GAV gilt, ob die Personaldaten vollständig sind, ob die Lohnabrechnungen stimmen, ob Sie ausreichend versichert sind, wie Offerten und Verrechnung laufen.
Was einmalig nachzuholen ist, hole ich nach. Verträge, Meldungen, Anmeldungen, Korrekturen. Danach ist der Stand sauber.
Ab dann läuft es einfach. Sie geben mir, was hereinkommt, und bekommen zurück, was hinausgehen muss.
Vor jeder Änderung bespreche ich mit Ihnen, was ich vorschlage und warum. Sie entscheiden.
Zum Einstieg
Sie sind nicht sicher, ob Ihre Anstellungsbedingungen halten, was der Gesamtarbeitsvertrag verlangt? Ich prüfe ein Dossier kostenlos und sage Ihnen ehrlich, was ich sehe.
Wenn alles stimmt, freut mich das für Sie. Dann dürfen Sie mir stattdessen eine andere Aufgabe vorlegen, an der Sie sich gerade die Zähne ausbeissen.
Referenzen
Gearbeitet habe ich bisher für Gipser- und Plattenlegerbetriebe, für Unternehmen der Gebäudetechnik und des Baus sowie für Altersheime und Stiftungen. Was diese Betriebe verbindet, ist nicht die Branche, sondern dass sie Mitarbeitende haben und niemanden, der sich hauptamtlich um deren Administration kümmert.
Projektarbeit im Personalwesen übernehme ich auch ausserhalb des Baugewerbes.
«Alle übertragenen Aufgaben wurden mit grosser Sorgfalt und zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt. Wir möchten sie ohne Vorbehalte an potenzielle Auftraggeber weiterempfehlen.»
Urs Ammann, Geschäftsleiter
HUMANITAS Stiftung, Horgen · September 2023
Das vollständige Referenzschreiben zeige ich Ihnen gern im Gespräch.
Über mich
Seit Januar 2023 führe ich backoffice thaqi in Glattbrugg. Meine Kunden sind Betriebe aus dem Gipsergewerbe, der Gebäudetechnik und dem Bau. Davor habe ich fünf Jahre lang in einem Gipsergeschäft die gesamte Administration für die Geschäftsleitung geführt. Ich kenne diese Branche nicht aus einem Kurs, sondern von innen.
Davor habe ich als hauswirtschaftliche Betriebsleiterin im Seniorenpark Weissenau fünf Bereiche und das Qualitätsmanagement verantwortet und für ein neu gebautes Altersheim sämtliche Arbeitsprozesse aufgebaut. Als Beraterin im Altersheim Neuhof und in der Stiftung Sunneschyn habe ich Bereiche analysiert, Soll-Konzepte erstellt und deren Umsetzung begleitet.
Was sich durch alles zieht, ist dasselbe: Betriebe analysieren und Abläufe neu ordnen. Schon während der Lehre habe ich bei der Reorganisation einer Wäscherei mitgearbeitet, meine Diplomarbeit war der Aufbau eines Materialbewirtschaftungssystems.
Gelernt habe ich das Systematische: diplomierte Betriebsleiterin in Facility Management HF. Was ich mitbringe, ist ein Gespür für Zahlen, die Fähigkeit, Abläufe zu durchschauen und zu verbessern, und genug Fingerspitzengefühl, um jemandem einen Fehler zu zeigen, ohne ihn blosszustellen.
Ich spreche Deutsch, Albanisch und Englisch. Wenn Ihnen Amtsdeutsch schwerfällt, klären wir es in der Sprache, in der Sie sich wohler fühlen.
Von der Offerte bis zum Lohn.
Kontakt
Ein Anruf reicht. Wenn Sie lieber schreiben, nutzen Sie das Formular. Den Stundenansatz nenne ich Ihnen im Gespräch.